Wat doet een secretaresse?

Soms kun je aan een functietitel al aflezen wat deze persoon voor werkzaamheden doet. Bij de titel secretaresse is dit een stuk lastiger. Wat doet een secretaresse nu eigenlijk allemaal gedurende een werkdag? Er bestaat nog veel onduidelijkheid over deze functie. Andere benamingen voor secretaresse zijn managementassistent, personal assistant en officemanager. Deze functietitels vertellen al iets meer over wat het vak van een secretaresse inhoudt. 

Als secretaresse vervul je een belangrijke rol op kantoor. Als secretaresse regel je veel, zowel voor medewerkers als voor externe relaties. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor velen. Welke werkzaamheden je precies uitvoert, hangt natuurlijk sterk af van waar je aan de slag gaat. Maar een ding is zeker, als secretaresse ben je met veel verschillende aspecten bezig. Het is zeker geen eentonig werk en je wordt breed ingezet. Je bent een alleskunner en probeert collega’s zoveel mogelijk te ontzorgen. 

Om de vraag ‘’wat doet een secretaresse?’’ toch iets specifieker te maken, delen we hieronder de 7 belangrijkste werkzaamheden.

7 x belangrijkste werkzaamheden van een secretaresse

1. Managen van inkomende en uitgaande communicatie
   Binnen een organisatie wordt altijd veel gemaild en getelefoneerd. Jij bent het eerste aanspreekpunt. Alles wat je zelf af kunt handelen, handel je af en de rest speel je door naar de desbetreffende persoon. 
2. Het beheren van agenda’s
   Voor een of meerdere personen beheer je de agenda’s om zo werk uit handen te nemen van de directie. Je behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat niet zomaar elke medewerker de hele dag bij de directie binnenstapt. 
3. Voorbereiden en notuleren van vergaderingen
   Naast het beheren van de agenda, zorg je er ook voor dat de vergaderingen goed verlopen. Je zorgt voor een vergaderagenda en notuleert gedurende de vergadering. Deze notulen werk je vervolgens uit en verstuur je naar de deelnemers. 
4. Verwelkomen van gasten
   Zoals al eerder geschreven, je bent vaak het eerste aanspreekpunt. Dit betekent dus ook voor de gasten van het bedrijf waarvoor je werkt. Je verwelkomt ze vriendelijk en zorgt ervoor dat je collega weet dat zijn of haar gast er is. Tijdens het wachten zorg je ervoor dat de gast niks te kort komt. 
5. Inkopen kantoorbenodigdheden
   Jij bent de persoon die ervoor zorgt dat iedereen fijn kan werken. Je zorgt er dus voor dat er altijd voldoende thee, koffie en water is, maar je houdt bijvoorbeeld ook het printpapier bij. Vrijdagmiddagborrel? Jij zorgt ervoor dat alle dranken en snacks in huis zijn!
6. Grotere evenementen organiseren
   Dit ligt heel erg aan het bedrijf waarvoor je werkt, maar het kan zo zijn dat je als secretaresse ook de grotere evenementen en congressen mag organiseren. Dit zal dan vaak in samenwerking zijn met een collega van de marketing of sales afdeling. Je regelt onder andere de ruimte, aankleding, catering, uitnodigingen en gastsprekers.
7. Administratie
   Als secretaresse ben je ook bezig met administratie. In welke mate ligt ook weer aan het soort bedrijf waar je voor werkt. In de wat kleinere bedrijven komt het regelmatig voor dat je bezig bent met de crediteurenadministratie. Je verstuurd facturen en je zorgt dat deze op tijd betaald worden. Het kan ook voorkomen dat je verantwoordelijk bent voor de personeelszaken, dit betekent dat je arbeidsovereenkomsten opstelt en zorgt dat de salarissen goed verwerkt worden. Daarnaast zorg je ervoor dat alle administratie binnen het bedrijf goed en gestructureerd opgeborgen wordt.

Wat verdient een secretaresse?

Bij EuFlex verdien je als secretaresse minimaal €2.400 tot maximaal €3.336 bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt de Technische Universiteit Eindhoven uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen per jaar, een eindejaarsuitkering, een vakantie-uitkering, opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Schrijf je nu in: altijd open vacature secretaresse

Goed nieuws! Bij EuFlex kun je altijd solliciteren op de vacature secretaresse Eindhoven. Omdat we een grote organisatie zijn, zijn we met regelmaat op zoek naar (ervaren) secretaresses. We hebben zowel parttime als fulltime posities op onze vacaturepagina.