Secretaresse faculteitssecretariaat

Als secretaresse bij het faculteitssecretariaat M&CSmaak je deel uit van het secretariaat van M&CS en bied je secretariële ondersteuning aan de adjunct-directeur, bestuursleden en de voorzitters van de benoemingscommissies (BAC), waarbij je nauwgezet bent en het hoofd koel kunt houden, ook onder hectische omstandigheden.

De functie omvat de volgende taken:

• Je organiseert vergaderingen met zowel interne als externe deelnemers, vaak met complexe agenda's.
• Je levert procesmatige, administratieve en/of organisatorische ondersteuning aan de medewerkers. Je plant en bereidt diverse vergaderingen voor, stelt stukken op en notuleert tijdens diverse vergaderingen (in het Engels) voor bijvoorbeeld de faculteitsraad.
• Je zorgt voor agendabeheer, organisatie van de vergaderingen en administratieve verwerking van de BAC's. Zorgt dat iedereen op het juiste moment over de juiste documenten beschikt, archivering en dossiervorming. Je neemt contact op met de IFC-secretarissen voor het notuleren van de BAC-vergaderingen, maar indien nodig maak je zelf de notulen van de BAC-vergaderingen. Je volgt actiepunten op.
• Je ondersteunt bij de praktische organisatie van introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers, maakt zaalreserveringen, verstuurt uitnodigingen, organiseert catering.
• Je ontvangt binnen- en buitenlandse bezoekers en regelt indien nodig lunches, werkplek en hotelaccommodatie.
• Je ondersteunt de adjunct-directeur bij de praktische projectadministratie (notuleren, vergaderingen regelen en volgt actiepunten op.
• Je bent de contactpersoon voor financiën, personeelszaken, de faculteitsraad, PDO (Project Development Office) en facilitaire diensten.

Wij zoeken een ervaren enthousiaste, betrokken, zelfstandige en flexibele teamspeler die voldoet aan de volgende eisen:

• Minimaal een VWO diploma, aangevuld met een secretariële opleiding en bij voorkeur enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is vereist evenals goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een servicegerichte houding, initiatiefrijk en stressbestendig.

Ben je bang dat je niet aan alle eisen voldoet, maar maakt de functie je wel enthousiast, reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast 8% vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• 41 vakantiedagen bij een fulltime 40-urige werkweek.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een tegemoetkomening voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• In eerste instantie een tijdelijk contract, eventueel via Euflex, met de intentie tot omzetting in een vaste aanstelling.

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

De faculteit Wiskunde & Informatica (M&CS) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) omvat de domeinen Wiskunde, Informatica en Data Science. Door de groei van M&CS zijn er 2 vacatures ontstaan voor secretaresse (officiële functieomschrijving is Management Office Assistant) op het faculteitssecretariaat

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Euflex, Helen van Mierlo, hvmierlo@tue.nl, 040-2478086

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteer-knop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten. We kijken uit naar je sollicitatie!