Organisatie

De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Word jij enthousiast van een baan waar je direct in contact staat met studenten, veel zelfstandigheid krijgt en processen gaat optimaliseren? Ben jij accuraat, zorgvuldig en kun je goed luisteren terwijl je snel essentiele informatie filtert? Dan ben jij onze secretaris die het team Studievoortgang komt versterken. Deze positie is onderdeel van de dienst Education and Student Affairs (ESA) en is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven.

Functie

Als Secretaris van een examencommissie ga je aan de slag met het inrichten, archiveren en beheren van het secretariaat. Het betreft een brede functie waarbij je ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen. We vinden het erg belangrijk dat onze secretaris zelfstandig aan de slag durft te gaan, waarbij je dan ook het mandaat krijgt om deze zelfstandigheid uit te kunnen voeren. Je bent dan ook in staat om besluiten van de examencommissie voor te bereiden, rekening houdend met juridische, uitvoeringstechnische en menselijke aspecten. Ervaring in het geven van juridisch advies gaat je dan ook helpen om deze functie goed uit te oefenen. Als secretaris heb je veelvuldig direct contact met studenten, jij begeleid hen in de verzoeken die zij indienen.Deze huidige rol willen we in de toekomst graag gaan professionaliseren, waardoor je meer mandaten krijgt en meer ruimte voor advisering aan de examencommissie. In beginsel ben je verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen van de examencommissie waarbij je ook ondersteuning biedt en de verslaglegging daarvan verzorgt. Daarnaast zorg je voor het voorbereiden en afhandelen van bindende studieadviezen en studievoorgangsadviezen.

Op dit moment zoeken wij meerdere secretarissen examencommissie ter ondersteuning van het team, mede ter voorbereiding op uitbreiding van de werkzaamheden. De minimale aanstelling is 0,6fte, maar voorkeur gaat sterk uit naar 0,8 of 1,0 fte.

Andere verantwoordelijkheden die je krijgt als secretaris:

  • Voorbereiden en afhandelen van besluiten van de examencommissie over verzoeken en klachten van studenten en derden (incl. vermoedens van fraude);
  • Afhandelen, in geval van gedocumenteerde standaardbesluiten, van verzoeken van studenten namens de examencommissie en overige correspondentie;
  • Toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld OER, WHW);
  • Adviseren van de examencommissie, en in het bijzonder van de voorzitter, m.b.t. jurisprudentie op basis van eerder genomen besluiten;
  • Afstemmen met de secretarissen van andere examencommissies m.b.t. besluitvorming en inrichting secretariële ondersteuning;secretariële ondersteuning bij beroepszaken en het organiseren van het uitschrijven van diploma’s;
  • Goedkeuren van (aanpassingen aan) examenprogramma’s, al dan niet middels de PlanApp.

Functie eisen

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau met minimaal een MBO+ diploma;
  • Werkervaring in het Hoger Onderwijs is een pré;
  • Ervaring met het werken met administratieve systemen, bij voorkeur met het studenteninformatiesysteem OSIRIS;
  • Je kunt helder en zorgvuldig formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je bent in staat zich snel alle relevante informatie eigen te maken m.b.t. Onderwijs- en Examenregelingen, Algemene Wet Bestuursrecht (AwB) en de Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW).
  • Je hebt een juridische achtergrond ofwel qua werkervaring ofwel qua opleiding.

Aanbod

  • Een dynamische werkomgeving met een uitdagend werkpakket en ruime persoonlijke ontwikkelmogelijkheden;
  • De functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten, het salaris bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.196,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling met doorgroeimogelijkheden naar schaal 8;
  • Daarnaast heb je recht op uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek, een vaste 13e maand (8,3%) en zeer uitgebreide sportfaciliteiten;
  • Het betreft een dienstverband voor één jaar met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling.

Inlichtingen

Linde Keverkamp 040 2476303 / 040 2478081

l.c.keverkamp.hoek@tue.nl

Laden..