Secretaresse Bouwkunde (0.8-1.0 fte)

Het faculteitsbureau ondersteunt de primaire taken van de faculteit: onderwijs, onderzoek en valorisatie. Binnen het bureau geeft de directeur bedrijfsvoering direct leiding aan het faculteitssecretariaat, financiën, HR, ICT faciliteiten en het opleidingsinstituut. Het secretariaat van het faculteitsbestuur biedt ondersteuning aan het faculteitsbestuur.

• Je verzorgt de allround secretariële ondersteuning voor met name aan de directeur bedrijfsvoering maar ook aan de andere bestuursleden.
• Je bent inhoudelijk betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en bent daardoor op te hoogte wat er speelt. Je kunt op hoofdlijnen meedenken en daarop acteren.
• Samen met de twee secretaresses en de bestuurssecretaris vorm je een enthousiast en geolied team waarbij eenieder zijn/haar kerntaken heeft maar je weet ook wat er bij de ander speelt, waardoor je niet alleen goed geïnformeerd blijft maar elkaar bij afwezigheid van de ander ook kunt vervangen.
• Je bent eerstelijns aanspreekpunt in de faculteit voor interne en externe relaties/vragen.
• Je verleent ondersteuning aan medewerkers van het faculteitsbureau op administratief en/of organisatorisch gebied.
• Je kunt op grond van globale aanwijzingen inventariseren, opstellen, inhoudelijk bewerken en bijhouden van informatie en kunt dit (schriftelijk)verwoorden en verwerken.
• Je levert een bijdrage aan voorstellen voor de aanpassing en/of vernieuwing van processen en systemen.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het bijhouden van intranet en het opstellen van de nieuwsbrief.
• Je organiseert en ondersteunt faculteit brede activiteiten en pakt hier ook verantwoordelijkheid in.
• Je bereidt indien nodig verschillende (management-)vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen.

Je maakt afspraken, zowel bilateraal als meer complex voor grotere groepen

• Je bent in het bezit van MBO+/HBO diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding /officemanagement; kennis en ervaring met bestuursondersteuning is een pré.
• Uitgebreide ervaring met het werken met Microsoft365 of MS Office (agendabeheer via Outlook, Teams, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel), je pakt dit ook snel op en bent ervaren in het je eigen maken vannieuwe systemen.
• Plannen en organiseren zit in je DNA en je wordt enthousiast van ontzorgen.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; Sterk organisatievermogen, accuraat en in staat zijn om overzicht te houden.
• Stressbestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten.
• Leergierig en in staat om je snel thuis te voelen in een complexe organisatie.
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding.
• Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige procesinrichting te komen.
• Goede sociale, diplomatieke en communicatieve vaardigheden.
• Je bent proactief en signaleert actief wanneer je taken op kunt pakken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel heel enthousiast van deze baan? Reageer dan zeker, we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou oa:

• Een maandsalaris van minimaal €2.693,- tot maximaal € 3636- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.

Secretaresse (0.8-1.0 fte)

De Technische Universiteit Eindhoven zoekt kandidaten voor de functie van secretaresse bij een faculteitssecretariaat. Ben jij de steunpilaar die wij zoeken?

Helen van Mierlo + 31 40 2478086