Functie

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden binnen het secretariaat, deze bestaan uit:

  • Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden van de dienst;
  • Pro-actief en zelfstandig uitvoeren van verschillende processtappen omtrent in-, door- en uitstroom van personeel;
  • Het organiseren en plannen van sollicitatiegesprekken;
  • Ondersteuning bieden aan het MT o.a. de MT-vergaderingen (planning en organisatie) en het verzorgen van de verslaglegging ervan, inclusief bewaking van actiepunten;
  • Het voorbereiden en klaarzetten van vergaderstukken voor de directeur en MT-leden;
  • Het voorbereiden en verwerken van (management)informatie in begrotingen, rapportages en presentaties, het redigeren van teksten en het zorgdragen voor de bijbehorende archivering;
  • Ondersteunen van de afdeling inkoop bij aanbestedingstrajecten;
  • Het zelfstandig behandelen en archiveren van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen;
  • Het organiseren van representatieve taken voor de dienst waaronder bloemen bij jubilea/ verjaardagen/ ziekte, organiseren van bijeenkomsten of andere dienstbrede activiteiten;
  • Het aanspreekpunt en spin in het web zijn voor alle collega’s van deze afdeling.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur en de MT-leden. In gezamenlijkheid draag je met de collega secretaresse zorg voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst. Samen met je collega geef je gezicht aan het secretariaat.

Functie eisen

Gewenst profiel:

  • Je hebt een secretariële opleiding gevolgd op MBO+ niveau;
  • Je beschikt over een ruime ervaring in een secretariële rol;
  • Je hebt affiniteit met financieel-economische dienstverlening;
  • Je hebt een goede beheersing van MS-office programma’s en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je beschikt over een open, flexibele, stressbestendige en proactieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, in staat te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.

Aanbod

  • Een dynamische, stimulerende en uitdagende werkomgeving met doorgroeimogelijkheden en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Bij de functie hoort een prima salaris, de functie is thans ingedeeld in schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten - minimaal €2.693,- en maximaal €3.636,- bruto per maand o.b.v. 38 uur per week. Inschaling is afhankelijk van jouw opleiding en aantal jaren relevante werkervaring. 
  • We hebben aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a. 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering (13de maand);
  • Bij de start betreft het een tijdelijk contract voor de periode van één jaar, met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend; 
  • De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van €2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van €25,- per maand.

Organisatie

Secretaresse (0.6 fte)

Ben jij een enthousiaste, proactieve en klantgerichte secretaresse? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De TU/e Campus is een aantrekkelijke en levendige hotspot in Brainport Regio Eindhoven waar studenten, onderzoekers, ondernemers en high-tech bedrijven elkaar ontmoeten en samenwerken. De campus ligt midden in het centrum van de stad en is een open en toegankelijke community voor technologisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en kennisvalorisatie. Stap in de wereld van morgen en neem deel aan de ontwikkeling van vernieuwde technologieën en toepassingen die oplossingen bieden voor grote maatschappelijke vraagstukken. De TU/e Campus is dé plek ‘Where innovation starts’. We zoeken een secretaresse die hier haar steentje aan wil bijdragen. We zijn op zoek naar een secretaresse die werkt op maandag, woensdag en vrijdag.

Inlichtingen

Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Laden..