Functie

In de functie van Officemanager / meewerkend teamlead werk je voor de directeur HRM en geef je leiding aan het HRM secretariaat. Samen met twee collega secretaresses in het team zorg je voor de ondersteuning van de MT leden en bij HRM brede events.

Kerntaken

  • Je geeft leiding en sturing aan het secretaresse team HRM.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de directeur HRM en beheert haar agenda en e-mail, daarnaast heb je een periodiek afstemmingsoverleg met de (adjunct) directeur HRM.
  • Je ziet toe op een correcte taakverdeling, bewaakt de voortgang van het werk, de kwaliteit - en aanpak van het werk. Kortom je draagt zorg voor een goede werkverdeling tussen de secretaresses en een prettige, efficiente werkwijze.
  • Je coordineert, plant en organiseert werkzaamheden van het HRM secretariaat.
  • Je ondersteunt met het team de operationele bedrijfsvoering processen binnen HRM op het gebied van communicatie en informatie, (financiële) administratie.
  • Het team ondersteunt de directeur en adjunct directeur bij de voorbereiding en verslaglegging van diverse overleggen.
  • Je coacht en begeleidt secretaresses in hun werkzaamheden en persoonlijke en professionele talentontwikkeling en voert werkoverleg binnen het team
  • Je zorgt ervoor dat de MT leden secretarieel, administratief en organisatorisch ondersteund worden, zodat zij hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je bewaakt daarbij het naleven van gemaakte afspraken en procedures; tevens draag je zorg dat processen en procedures correct worden opgepakt en zorg je ervoor dat MT vergaderingen goed voorbereid worden
  • Je verzorgt diverse soorten administratieve processen (archivering, financiële rapportages, documenten, control & planning) voor HRM.

Werken binnen HRM is dynamisch en soms hectisch; we doorlopen momenteel een ontwikkelingstraject, SQUAD genaamd, waarbij we de HRM dienstverlening optimaliseren. Daarnaast lopen er diverse andere projecten waardoor deze functie als Office manager / meewerkend teamlead flexibiliteit van jou vraagt. Je moet het leuk vinden om snel te schakelen in werkzaamheden, met en tussen leidinggevenden, HR collega’s en collega’s van het College van Bestuur of andere organisatie onderdelen.

Functie eisen

Als kandidaat:

  • Beschik je over een HBO diploma, bij voorkeur in de richting van Office manager of heb je relevante werkervaring als Office manager of in het aansturen/ ondersteunen van een klein team binnen een secretariaat.
  • Heb je een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau).
  • Ben je stressbestendig en een flexibele multitasker die hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden. Je doorziet wat er speelt binnen de dienst.
  • Werk je proactief en zelfstandig. Je neemt MT leden werk uit handen.
  • Beschik je over een gezonde dosis humor, positiviteit en doorzettingsvermogen.
  • Beschik je over kennis van AFAS (pré).

Aanbod

  • Het betreft een vaste functie. Na een tijdelijk contract van 6 maanden wordt een vast contract geboden als het wederzijds goed bevalt. Het tijdelijke contract kan via Euflex lopen (detacheringsorganisatie TU/e)
  • Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand (schaal 8 CAO Nederlandse Universiteiten).
  • De TU/e vindt het belangrijk dat de medewerkers zich blijven ontwikkelen en biedt daarvoor diverse faciliteiten
  • Ook worden aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aangeboden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime werkgeversbijdrage aan de ABP-pensioenregeling & een keuzemodel arbeidsvoorwaarden
  • Duurzaamheid en Vitaliteit zijn belangrijke pijlers binnen de TU/e; er worden regelmatig workshops gehouden of bijeenkomsten op deze thema’s
  • Je wordt onderdeel van de levendige TU/e community.

Organisatie

De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.

De dienst Human Resources Management (HRM) heeft ca. 100 enthousiaste collega’s en bestaat uit de afdelingen HR Services, Payroll Administration Team, Staff Immigration Team, HR Advice & Talent attraction, HR Policy, Learning & Development en Occupational Health, Safety, Environment & Radiation Protection (OHSE&R).

Inlichtingen

Euflex, Helen van Mierlo, hvmierlo@tue.nl, 040-2478086, 06-28832735

Laden..