Management Assistent ESoE

-Het ondersteunen van het Management Team en de stafleden; zoals plannen van meetings, bijhouden actie- en besluitenlijst meetings (veelal in het Engels) en bewaken van een adequate follow-up van de actiepunten, agendabeheer, organiseren van bijeenkomsten;

-Het eerste aanspreekpunt en gezicht zijn voor (aspirant)-studenten; De ondersteuning verzorgen bij het verwerven en toekennen van stageplaatsen in het voortgezet onderwijs en de administratieve verwerking daarvan. Daarbij heb je contacten met scholen voor het invullen van stageplaatsen en je matcht studenten met geboden stages;

-Het zijn van de administratieve kracht voor onze promovendi en postdocs; Het opzetten en onderhouden van projectmatige zaken bijv. diverse digitale informatiebestanden (op financieel, administratief en onderzoeksgebied), verzamelen en verwerken van managementinformatie, het beheer van het (digitale) archief;

-Ervoor zorgen dat onze nieuwe collega’s zich welkom voelen en over de faciliteiten beschikken die nodig zijn om goed aan het werk te kunnen;

-Het plannen van uiteenlopende events, cursussen en vergaderingen (denk aan diplomauitreikingen, workshops en soms een conferentie). Hierbij verzorg je de locaties en de logistiek er omheen;

-Het organiseren van academische plechtigheden; Alle verder voorkomende werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het verzorgen van correspondentie, organiseren van reizen en stafuitjes, maken van reserveringen, etc.;

ESoE zoekt een collega die zelfstandig prioriteiten stelt, proactief is en initiatief toont bij alle werkzaamheden die bijdragen aan een efficiënte en fijne werkomgeving. Inspelen op de behoefte van collega’s is voor jou een vanzelfsprekendheid. MBO+/HBO werk- en denkniveau; ruime ervaring in het Management Assistent vak is een pré; Zelfstandige en proactieve grondhouding en in staat om prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen; Accuraat, stressbestendig en flexibel; In staat om zowel goed zelfstandig als in teamverband te werken; Uitstekende contactuele eigenschappen richting studenten/medewerkers/VO-scholen en besturen; Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; Goede beheersing van MS-office programma’s en IT-middelen

Het fulltime bruto salaris is afhankelijk van kennis en ervaring. De inschaling vindt plaats o.b.v. de CAO-NU, schaal 7 (minimaal €2471,- - maximaal 3336,- bruto per maand op fulltime basis). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris. De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.

Wij bieden een contract voor de periode van het zwangerschapsverlof van de huidige secretaresse. Dit contract gaat half augustus 2023 in voor ongeveer 5 a 6 maanden. Het is fijn als je in de maand juni en juli al enkele momenten kunt inwerken!

De Eindhoven School of Education (ESoE) is een subdepartement van de faculteit Applied Physics and Science Education binnen de TU/e, bestaande uit circa 40 stafleden en een 10-tal vooral externe promovendi. ESoE verzorgt de tweedegraadslerarenopleiding in het Bachelor College en de eerstegraadslerarenopleiding in de Graduate School van de TU/e. Deze lerarenopleidingen voor het voortgezet onderwijs in de bètavakken behoren tot de beste in hun soort in Nederland. Naast het verzorgen van onderwijs houdt ESoE zich bezig met onderwijsonderzoek en onderwijsinnovatie.

De Management Assistent vervult de rol zelfstandig en accuraat, heeft overzicht en brengt structuur aan. De kandidaat kan snel schakelen tussen ad hoc werkzaamheden.

Helen van Mierlo + 31 40 2478086