Management Assistent Alumnibureau

DEZE VACATURE STAAT ALLEEN OPEN VOOR INTERNE KANDIDATEN

In de rol van Management assistent Alumnirelaties en Universiteitsfonds werk je binnen de dienst CEC bij het Alumnibureau dat fysiek op dezelfde afdeling zit. Het is een dynamische rol waarbij je een diversiteit aan Alumni-activiteiten organiseert en in goede banen leidt in samenwerking met maatschappelijk hooggeplaatste personen zoals ceo’s, bestuurders en/of alumni. Activiteiten hebben tot doel een wederkerige relatie op te bouwen tussen de universiteit en de externe relaties.

Kerntaken:

• Zelfstandig organiseren, plannen en opvolgen van afspraken met alumni en externe relaties voor bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven.
• Zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen.
• Het bewaken van de voortgang en efficiency binnen de afdeling door het coördineren, bewaken van afspraken, opzetten van documentatie(systeem), voortgangscontrole voor Alumni projecten.
• Het verwerken van inkooporders in het systeem en urendeclaraties studentassistenten, zorgen voor correcte documentatie en archivering van informatie.
• Alumni mailbox beheren
• (Adres)wijzigingen van PostNL verwerken in Salesforce
• Graveersessies registreren in Salesforce
• Up to date houden van Emeriti/Alumni-gegevens in Salesforce
• Registratieverificatie in het Alumniportaal
• Administratieve en projectmatige voorbereiding en organisatie van projectmatige bijeenkomsten en evenementen, en daarbij ondersteuning bieden bij de voorbereiding van Alumni programma’s en projecten, zelfstandig plannen en organiseren, voortgangsbewaking en afhandeling van actiepunten.
• Opstellen en uitvoeren van efficiënte administratieve procedure(s) voor de opvolging van donateurs na een schenking.
• Gebruik maken van en bijhouden gegevens in CRM-systeem en Alumniportal.
• Praktisch ondersteunen van bijeenkomsten/evenementen voor Bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven, waaronder
• Verzorgen catering, zaalreservering, badges en bedankjes, tafelschikking
• aan- en afmeldingen bijhouden
• inhuur techniek
• Organisatie van representatieve taken voor het bureau, zoals teamuitje, borrels, lunches.

Werken binnen Alumnirelaties & Universiteitsfonds is dynamisch en soms hectisch; Alumni en donateurs hebben af en toe verzoeken die we niet vooraf kunnen plannen. We zoeken altijd naar oplossingen met het team om deze relaties zo goed mogelijk te helpen.

Als kandidaat:

• Beschik je over een MBO+/HBO diploma, bij voorkeur in de richting van Management office assistent en of heb je relevante werkervaring binnen een secretariaat. Ook een hospitality opleiding en/of achtergrond kan passend zijn.
• Zit plannen, structureren en organiseren in je DNA en word je enthousiast van ontzorgen
• Heb je een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse én Engelse taal (B2 niveau).
• Ben je stressbestendig en een flexibele multitasker.
• Ben je accuraat, klantgericht en representatief.
• Ben je resultaatgericht en heb je geen negen- tot vijfmentaliteit.
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding.
• Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige activiteitenplanning te komen.
• Heb je goede sociale, diplomatieke en communicatieve vaardigheden.
• Beschik je over een gezonde dosis humor, positiviteit en doorzettingsvermogen.
• Kun je werken met diverse computersystemen.

• Je start met een tijdelijke aanstelling met de intentie dit om te zetten in een vaste aanstelling als het wederzijds goed bevalt
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal 4.673 bruto per maand (schaal 7 /8 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime dienstverband
• Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarvoor diverse faciliteiten
• Ook hebben we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en een keuzemodel arbeidsvoorwaarden.

De dienst Communicatie Expertise Centrum (CEC) van de TU/e is verantwoordelijk voor het communicatiebeleid en ondersteunt daarin de faculteiten, instituten en diensten. We werken aan een grotere (inter-)nationale naamsbekendheid, een sterkere reputatie en dito imago om zo ons onderzoek internationaal nog sterker op de kaart te zetten, het aantal studenten verder te laten groeien en de vernieuwende oplossingen realiteit te laten worden. Onze afdeling is groeiende en momenteel zijn er ongeveer 90 collega’s werkzaam.

Onderdeel van het CEC is het bureau voor Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven. Het bureau faciliteert contacten met alumni. Dit varieert van mailings tot en met afspraken en bijeenkomsten, vaak in samenwerking met andere afdelingen of faculteiten. Met als doel een levendige en bloeiende community waarin alumni de weg naar de TU/e én elkaar kennen.

Ceciel Gijsbers +31651164692