Management Assistant (0.8-1.0 fte)

Als Management Assistant ondersteun je primair HR bij het organiseren, plannen en coördineren van benoemingsadviescommissies en selectieprocedures binnen onze internationale faculteit. Je zorgt ervoor dat deze processen zorgvuldig, tijdig en professioneel verlopen. Daarbij werk je nauw samen met HR, vacaturehouders, commissieleden, kandidaten en andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie.

In deze functie is het belangrijk dat je een sterk organisatietalent bent. De werkzaamheden zijn divers, vragen om overzicht en zorgvuldigheid en lopen vaak tegelijkertijd naast elkaar. Je weet prioriteiten te stellen, houdt grip op complexe agenda’s en planningen en kunt snel schakelen tussen verschillende processen, personen en belangen. Je signaleert tijdig waar knelpunten kunnen ontstaan en onderneemt actie om ervoor te zorgen dat afspraken en procedures goed blijven verlopen.

Je bent organisatiesensitief en begrijpt dat communicatie binnen een academische en bestuurlijke omgeving zorgvuldig moet worden afgestemd op de situatie en de gesprekspartner. Je weet professioneel te communiceren met onder andere hoogleraren, bestuurders, commissieleden, HR-collega’s, kandidaten en externe betrokkenen. Daarbij bewaak je niet alleen de praktische voortgang, maar ook de toon, zorgvuldigheid en betrouwbaarheid van het proces.

Je brengt structuur aan in complexe agenda’s, bewaakt deadlines, verzamelt en verspreidt de juiste informatie en zorgt ervoor dat alle organisatorische en secretariële randvoorwaarden goed geregeld zijn. Je bent daarmee een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van benoemings- en selectieprocessen.

Wanneer er geen of minder werkzaamheden zijn rondom benoemingsadviescommissies, ondersteun je het bestuurssecretariaat bij organisatorische, secretariële en facilitaire werkzaamheden. Daarmee draag je bij aan een professionele ondersteuning van zowel HR-processen als bestuurlijke activiteiten binnen de faculteit.Als Management Assistant voer je de volgende werkzaamheden uit:

• HR-gerelateerde werkzaamheden rondom benoemingsadviescommissies en selectieproceduresJe organiseert en coördineert benoemingsadviescommissies en selectieprocedures met interne en externe stakeholders.
• Je beheert complexe agenda’s en zorgt voor een realistische en haalbare planning van gesprekken, bijeenkomsten en activiteiten.
• Je zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats aanwezig zijn en tijdig beschikken over de benodigde informatie en documentatie.
• Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan HR, vacaturehouders, management, projectteams en benoemingsadviescommissies.
• Je bereidt selectie- en vergaderdocumenten voor, verspreidt deze tijdig en zorgt voor correcte archivering van de documentatie.
• Je stelt het adviesrapport op in het Engels op basis van de input van de commissie.Je bewaakt de voortgang van afspraken, planningen en actiepunten en volgt deze waar nodig actief op.
• Je verstuurt uitnodigingen, verzamelt reacties en verzorgt de communicatie rondom vergaderingen, selectiegesprekken en bijeenkomsten.
• Je regelt de praktische en facilitaire ondersteuning rondom bijeenkomsten, zoals vergaderruimtes, lunches, catering, ICT-faciliteiten en overige benodigdheden.
• Je verzorgt reis- en verblijfsarrangementen voor interne en externe deelnemers, waaronder hotelovernachtingen en overige reisvoorzieningen.
• Je onderhoudt contact met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie en weet zorgvuldig te schakelen tussen verschillende belangen, niveaus en persoonlijkheden.
• Je signaleert knelpunten tijdig en handelt proactief om ervoor te zorgen dat afspraken en processen volgens planning verlopen.
• Je werkt nauw samen met HR, vacaturehouders en collega’s en levert als teamspeler een actieve bijdrage aan een professionele en servicegerichte werkomgeving.

Ondersteuning bestuurssecretariaat

Wanneer de werkzaamheden rondom benoemingsadviescommissies en selectieprocedures dit toelaten, ondersteun je het bestuurssecretariaat bij organisatorische, secretariële en facilitaire werkzaamheden

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime relevante werkervaring in een ondersteunende, coördinerende of secretariële rol, bij voorkeur binnen een complexe en internationale omgeving.
• Ervaring met het organiseren, plannen en stroomlijnen van processen waarbij meerdere agenda’s, belangen en stakeholders samenkomen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal C1-niveau, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterk organisatietalent en uitstekende planningsvaardigheden; je krijgt energie van regelen, coördineren en ontzorgen.
• Het vermogen om overzicht te houden over meerdere activiteiten tegelijk en daarbij de juiste prioriteiten te stellen.
• Een organisatie sensitieve manier van werken; je stemt je communicatie zorgvuldig af op verschillende gesprekspartners, niveaus en situaties.
• Een accurate, servicegerichte en proactieve werkhouding.
• Oog voor detail, een hands-on mentaliteit en de zelfstandigheid om zaken goed op te volgen.
• Beschikbaarheid voor 0,8 fte.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou onder andere:

• Contractvorm is tijdelijk voor 4 jaar.
• Een maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

• Bij de faculteit Mathematics & Computer Science van de TU/e werk je in een inspirerende en internationale academische omgeving waar geen dag hetzelfde is. In deze functie speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van het selectieproces van wetenschappelijk personeel. Je ondersteunt de vacaturehouder, de benoemingsadviescommissies en zorgt voor een zorgvuldig, goed gecoördineerd selectieproces.

Met jouw organisatorisch talent en scherpe oog voor detail houd je overzicht in complexe processen en zorg je dat alles soepel en gestructureerd verloopt. Je ondersteunt primair HR en de vacaturehouders bij het organiseren van benoemingsadviescommissies en selectieprocedures en ondersteunt daarnaast het bestuurssecretariaat. De rol vraagt om iemand die snel en zorgvuldig kan schakelen tussen diverse taken, belangen en gesprekspartners, nauwkeurig communiceert binnen een internationale academische omgeving

Helen van Mierlo + 31 40 2478086