Ervaren Management Assistent (0.5 fte)

Jouw Rol en Verantwoordelijkheden

Als Management Assistent ben jij de rechterhand van de directeur en de spil van onze organisatie. Jij bent degene die overzicht houdt, snel schakelt en actief meedenkt. Met jouw organisatiesensitiviteit en politieke antenne snap jij precies wat er speelt, en kun je op het juiste moment inspelen op de dynamiek binnen onze organisatie. Een proactieve en dienstbare houding is voor jou vanzelfsprekend, net als je zorgvuldigheid en doortastendheid.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn onder meer:

Directieondersteuning:Jij bent de vertrouwde rechterhand van de directeur en ondersteunt bij een breed scala aan organisatorische en administratieve taken.Jij weet de prioriteiten van de directeur te bewaken, beheert en filtert de e-mailcorrespondentie en zorgt dat alles soepel verloopt.Vergaderingen en andere bijeenkomsten bereid jij tot in de puntjes voor, inclusief het notuleren en vertalen van actiepunten naar duidelijke opvolging.Strak agendabeheer:Jij beheert en bewaakt de agenda van de directeur. Met jouw oog voor detail en planning weet je complexe afspraken te organiseren, prioriteiten te stellen en snel in te spelen op last-minute wijzigingen.Organisatie van meetings:Jij coördineert en organiseert interne en externe vergaderingen, van de eerste planning tot de laatste notities en opvolging.Je zorgt ervoor dat halfjaarlijkse evaluatiegesprekken en andere belangrijke afspraken tijdig gepland en voorbereid zijn.Databasebeheer:Jij zorgt dat onze databases altijd up-to-date en toegankelijk zijn.

Organisatiesensitiviteit en diplomatie:Als Management Assistent ben jij de ogen en oren van onze organisatie. Met jouw organisatiesensitiviteit voel jij feilloos aan wat er speelt en weet je met een scherp oog voor interne verhoudingen tactvol en discreet op te treden.Je hebt de stevigheid om in politieke situaties professioneel te blijven handelen en weet de juiste balans te vinden tussen dienstbaarheid en assertiviteit.

Wat breng jij mee?

Ervaring en vaardigheden:

Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie als management assistent of een andere ondersteunende rol.Uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.Organisatorische vaardigheden van hoog niveau: je houdt overzicht, stelt prioriteiten, en werkt zelfstandig en nauwkeurig.Ervaring met agendabeheer, het notuleren van vergaderingen en het beheren van databases.Competenties:Dienstbaarheid: Je vindt voldoening in het ondersteunen en versterken van het team, en zorgt dat de directeur en organisatie optimaal kunnen presteren.Organisatiesensitiviteit: Je voelt haarfijn aan wat er in de organisatie leeft en kunt op subtiele wijze anticiperen op veranderingen.Diplomatie en Stevigheid: Je bent tactvol en weet standvastig op te treden wanneer dat nodig is.

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende en afwisselende functie binnen een ambitieuze, hechte en vriendelijke werkomgeving.Een dienstverband van 20 uur per week met vaste werkdagen op maandag, dinsdag en donderdag (waarvan de donderdag op kantoor een must is).Een salaris conform CAO Nederlandse Universiteiten, schaal 7, passend bij jouw ervaring en expertise.Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ben jij die professionele, veelzijdige en betrokken Management Assistent die DPI zoekt? Reageer dan snel en word onderdeel van dit gedreven team!

Ervaren Management Assistent (24 uur per week)

Dutch Polymer Institute

Over DPI

Het Dutch Polymer Institute (DPI) is een toonaangevende onderzoeksorganisatie in de wereld van polymeren en innovatieve technologieën. Ondanks de specialistische focus is DPI een kleine, hechte organisatie waar een positieve, collegiale sfeer heerst. Ter versterking van ons team zoeken wij een ervaren Management Assistent die een essentiële bijdrage levert aan ons succes en als steunpilaar fungeert voor de directeur. Standplaats Eindhoven.

Helen van Mierlo + 31 40 2478086