Functie

De functie betreft secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het faculteitsbestuur, de faculteitsraad, de opleidingsdirecteur en de manager ESA (Education and Student Affairs) van de faculteit. Je rapporteert aan en stemt je werkzaamheden af met de directeur bedrijfsvoering.

Wat ga je concreet doen? De bestuurssecretaresse is als de spin in het web. Je ontzorgt en ondersteunt de directeur bedrijfsvoering, het faculteitsbestuur, de opleidingsdirecteur en het afdelingshoofd ESA. Een indruk van je dagelijkse taken:

  • Je fungeert als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur, de faculteitsraad en studentenvereniging;
  • Je regelt alle informatiestromen (e-mail, correspondentie, telefoonverkeer in het Nederlands en in het Engels), handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang;
  • Je bewaakt termijnen en voortgang van lopende zaken (o.a. contracten, promotieprocedures, etc.);
  • Je verzorgt de redactie en uitwerking van verslagen, brieven, officiële documenten en memo’s;
  • Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen: plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups;
  • Je beheert de complexe agenda’s;
  • Je bereidt bijeenkomsten- en eventuele presentaties voor. Je organiseert en notuleert diverse vergaderingen en bewaakt de actiepunten;
  • Je verzamelt managementinformatie t.b.v. de directeur bedrijfsvoering en het bestuur;
  • Je neemt deel aan en / of ondersteunt projecten;
  • Je verzorgt facilitaire ondersteuning;
  • Je onderhoudt contacten binnen- en buiten de faculteit;
  • Je beheert het digitaal archief en zorgt voor een adequate digitale structuur;
  • Je coördineert en faciliteert overlegvormen met de andere secretaresses van de faculteit;
  • Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc. Ook het organiseren van evenementen en werkbezoeken horen tot je takenpakket: bijvoorbeeld de organisatie van de beleidsdagen voor de faculteit tweemaal per jaar.

Functie eisen

Wie ben jij?

  • Je hebt een afgeronde hbo-opleiding, eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding totmanagementassistent of vergelijkbaar;
  • Je beschikt over ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, zelfstandige en proactieve grondhouding gecombineerd met een goedcoördinerend vermogen;
  • Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word,Excel, PowerPoint, Outlook;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

Aanbod

Wat bieden wij?

Het dienstverband start met een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 40 uur per week. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.764, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 of 8 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten. Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven.

Organisatie

Ben jij de doortastende persoonlijkheid die zowel op secretarieel- als organisatorisch gebied de juiste prioriteiten weet te stellen? Schakel je snel en werk je zorgvuldig, verbindend en resultaatgericht? Dan hebben we bij een van de faculteiten van de TU/e een hele leuke functie voor jou beschikbaar!

Inlichtingen

Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Laden..