Functie

· Behandelen van de in- en uitgaande correspondentie en het zelfstandig afhandelen van stukken en mailcorrespondentie die betrekking hebben op routinezaken;

· Zelfstandig, of op basis van globale aanwijzingen, opstellen van brieven in het Nederlands of Engels;

· Notuleren van vergaderingen in het Nederlands en in het Engels;

· Beheren van de agenda van de decaan;

· Organiseren van diverse vergaderingen en de verslaglegging ervan uitvoeren;

· Uitvoeren van procedures inzake de benoeming van wetenschappelijke staf (Benoemings Advies Commissies);

· Verzamelen en verwerken van managementinformatie en beheren van het (digitaal) archief;

· Voorzitterschap secretaresse-overleg (2-maandelijks);

· Begeleiden procedures rondom PhD promoties;

· Fungeren als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur/decaan.

Functie eisen

  • HBO werk- en denkniveau, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar; Ruime ervaring in eenzelfde of vergelijkbare functie;
  • Uitstekende contactuele eigenschappen, zeer zelfstandige en proactieve werkhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
  • Goede beheersing van MS-office programma’s;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

Aanbod

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 0.8-1.0 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal 3336, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Organisatie

Voor een van de faculteiten van de TU/e zoeken wij een Bestuurssecretaresse voor de Directeur bedrijfsvoering en de Decaan.

De functie betreft secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van het bestuur van de faculteit, de Raad van Advies, de Prijzencommissie en de Voltijds Hoogleraren Vergadering (VHV).

Inlichtingen

Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Laden..