Organisatie

Voor één van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse!

Ben jij dé tijger op het gebied van management ondersteuning? Snap jij hoe het werkt om in een bestuurlijke, internationale omgeving, naast de uitvoerende secretariele taken, ook proactief te werken voor 5 a 6 managers? Regel jij al eea voordat jouw manager door heeft wat er geregeld moet worden? Dan moeten wij met elkaar in contact komen!

Als bestuurssecretaresse ben je als de spin in het web. Je bent een doortastende persoonlijkheid die zowel op secretarieel als organisatorisch gebied de juiste prioriteiten weet te stellen. Je ondersteunt het faculteitsbestuur, de opleidingsdirecteur en het afdelingshoofd Education & Student Affairs.

Functie

Naast de standaard secretariele taken (agendabeheer,notuleren, correspondentie etc.), weet jij als professional wat er speelt en kun je pro actief handelen. Als aanspreekpunt van het bestuur, weet men je te vinden. Je bent in staat om op een constructieve manier te handelen en te schakelen als zaken niet lopen zoals verwacht. Je bent daarin flexiblel en oplossingsgericht.

Een indruk van je dagelijkse taken:

 Je fungeert als eerste contactpersoon voor het faculteitsbestuur, de faculteitsraad en studentenvereniging;

 Je regelt alle informatiestromen (e-mail, correspondentie, telefoonverkeer in het Nederlands en in het Engels), handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang;

 Je bewaakt termijnen en voortgang van lopende zaken (o.a. contracten, promotieprocedures, etc);

 Je verzorgt de redactie en uitwerking van verslagen, brieven, officiële documenten en memo’s;

 Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen: plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups;

 Je beheert de complexe agenda’s;

 Je bereidt bijeenkomsten- en eventuele presentaties voor. Je organiseert en notuleert diverse vergaderingen en bewaakt de actiepunten;

 Ook het organiseren van events en werkbezoeken horen tot je takenpakket: bijvoorbeeld de organisatie van de beleidsdagen voor de faculteit twee maal per jaar;

 Je verzamelt managementinformatie t.b.v. de directeur bedrijfsvoering en het bestuur;

 Je neemt deel aan en / of ondersteunt projecten;

 Je verzorgt facilitaire ondersteuning;

 Je onderhoudt contacten binnen en buiten de faculteit;

 Je beheert het digitaal archief en zorgt voor een adequate digitale structuur;

 Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.

Functie eisen

 Je hebt een afgeronde HBO opleiding, eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;

 Je beschikt over ruime ervaring in een vergelijkbare functie;

 Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, zelfstandige en proactieve grondhouding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;

 Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;

 Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

 Kernwoorden: organisatiesensitief, discreet, initiatief, proactief, accuraat, integer, positief kritisch, betrokken, klantgericht, flexibel.

Aanbod

Het dienstverband start met een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 1,0 (eventueel 0,8) fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 3.052, – bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.

Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven.

Inlichtingen

Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Laden..