Privacy Verklaring EuFlex

Graag leggen we je uit welke gegevens we van je verzamelen en gebruiken als je op onze website komt, je CV uploadt via ons sollicitatieportaal of als je via ons gedetacheerd, bemiddeld of begeleid wordt. We leggen uit waarom we deze gegevens nodig hebben, met wie we ze delen en wie er toegang heeft tot de gegevens. Ook geven we aan hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten jij hebt ten aanzien van je gegevens.

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op alle diensten van Euflex B.V en Euflex Employment Services B.V. (bemiddeling, werving en selectie, uitzenden, payroll, detachering, career counselling, assessments, salarisadministratie en personeelsmanagement, hierna: de dienstverlening).

Gebruik van onze diensten

1. Sollicitant

Doeleinde: Beoordeling geschiktheid, communicatie, talentpool.
Rechtsgrond: Uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang
Ontvangers & Systemen: Interne medewerkers, Jobteaser, Carerix,
opdrachtgevers.
Doorgifte buiten EEA: Nee.
Bewaartermijn: 4 weken na procedure, max. 1 jaar bij toestemming.
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Geanonimiseerde rapportages.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, geslacht,
geboortedatum, cv, diploma’s, pasfoto, e-mailadres, nationaliteit, informatie
over opleidingen.

2. Klanten

Doeleinde: Relatiebeheer, facturatie, dienstverlening.
Rechtsgrond: Uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale).
Ontvangers & Systemen: CRM-systeem, boekhoudsoftware, interne
medewerkers.
Doorgifte buiten EEA: Nee.
Bewaartermijn: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Rapportages, klantanalyses.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, e-mailadres,
bankrekeningnummer, KVK-nummer.

3. Uitzendmedewerker

Doeleinde: Plaatsing bij opdrachtgevers, loonadministratie, begeleiding.
Rechtsgrond: Uitvoering arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichtingen.
Ontvangers & Systemen: Easyflex, AFAS, opdrachtgevers, Belastingdienst.
Doorgifte buiten EEA: Nee
Bewaartermijn: 7 jaar na einde dienstverband.
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Anonieme beleidsrapportages.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, geslacht,
geboortedatum, BSN nummer, cv, diploma’s, personele documenten, kopie ID
bewijs, werkvergunning, pasfoto, burgerlijke staat, e-mailadres, nationaliteit,
informatie over opleidingen, gegevens over beschikbaarheid, arbeidsverleden
en verlof, bankrekeningnummer, VAR en VOG verklaringen, overige zaken
voor zover wettelijk vereist of voor zover daarvoor toestemming is gegeven
door u.

4. Payrollmedewerke Doeleinde: Verloning, contractbeheer, fiscale afhandeling.

Rechtsgrond: Uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichtingen.
Ontvangers & Systemen: Easyflex, Belastingdienst, AFAS.
Doorgifte buiten EEA: Nee.
Bewaartermijn: 7 jaar.
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Anonieme loonkostenanalyses.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, geslacht,
geboortedatum, BSN nummer, cv, diploma’s, personele documenten, kopie ID
bewijs, werkvergunning, pasfoto, burgerlijke staat, e-mailadres, nationaliteit,
informatie over opleidingen, gegevens over beschikbaarheid, arbeidsverleden
en verlof, bankrekeningnummer, VAR en VOG verklaringen, overige zaken
voor zover wettelijk vereist of voor zover daarvoor toestemming is gegeven
door u.

5. Intern medewerker

Doeleinde: HR-administratie, verloning, ontwikkeling.
Rechtsgrond: Uitvoering arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichtingen.
Ontvangers & Systemen: BDO, Teams, leidinggevenden, Arbodienst.
Doorgifte buiten EEA: Nee.
Bewaartermijn: 7 jaar na uitdiensttreding.
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: HR-rapportages.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, geslacht,
geboortedatum, BSN nummer, cv, diploma’s, personele documenten, kopie ID
bewijs, werkvergunning, pasfoto, burgerlijke staat, e-mailadres, nationaliteit,
informatie over opleidingen, gegevens over beschikbaarheid, arbeidsverleden
en verlof, bankrekeningnummer, VAR en VOG verklaringen, overige zaken voor zover wettelijk vereist of voor zover daarvoor toestemming is gegeven
door u.

6. Websitebezoek

Doeleinde: Analyse websitegebruik, marketingoptimalisatie.
Rechtsgrond: Toestemming (via cookiebanner), gerechtvaardigd belang.
Ontvangers & Systemen: Google Analytics, marketingtools.
Doorgifte buiten EEA: Nee
Bewaartermijn: Max. 26 maanden (Google Analytics).
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Marketingstatistieken.
Verwerkte gegevens: IP-adres

7. Loopbaanadvies

Doeleinde: Begeleiding, coaching, ontwikkelingstrajecten.
Rechtsgrond: Uitvoering overeenkomst, toestemming.
Ontvangers & Systemen: Coaches, loopbaanplatforms, Teams
Doorgifte buiten EEA: Nee.
Bewaartermijn: 2 jaar na afronding traject.
Geautomatiseerde besluitvorming: Nee.
Verder gebruik: Geanonimiseerde evaluaties.
Verwerkte gegevens: (Voor-)naam, adres, woonplaats, geslacht,
geboortedatum, cv, diploma’s, pasfoto, e-mailadres, nationaliteit, informatie
over opleidingen.

We verzamelen en/of gebruiken deze gegevens enkel voor doeleinden waarvoor deze
bedoeld zijn. Als we deze voor andere doeleinden willen gebruiken, dan zullen wij hiervoor
toestemming vragen.

Gegevens kunnen worden verstrekt aan de navolgende partijen:

Instanties die wettelijk bevoegd zijn persoonsgegevens op te vragen zoals de politie;
Indien van toepassing met juristen of juridische ondersteuners;
Bedrijven waarmee Euflex een verwerkersovereenkomst heeft: Easyflex, AFAS,
BDO, Carerix, Jobteaser, Recruit Robin.
De verschillende diensten en faculteiten van de TU/e en/of Euflex;
Opdrachtgevers die zoeken naar geschikte kandidaten waarbij in elk geval het cv zal
worden verstrekt, altijd nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven.

We delen de informatie niet met andere partijen, behalve zoals in deze privacyverklaring
omschreven. Als informatie binnen ons bedrijf gedeeld wordt, moeten onze werknemers
hiermee vertrouwelijk omgaan.

Verwerkte gegevens en gegevensdeling per afdeling

Search & Select, Career Counseling en Contract & Payrolling Services

Wij verwerken persoonsgegevens om werving- en selectietrajecten, loopbaanbegeleiding en
contract- en salarisadministratie correct uit te voeren. Dit kan onder meer omvatten:

Persoons- en contactgegevens (zoals naam, adres, geboortedatum, e-mailadres,
telefoonnummer);
CV, diploma’s, motivatiebrieven, opleidings- en werkgeschiedenis;
Beschikbaarheid, salarisindicatie, contractuele gegevens, urenregistratie;
Identificatiegegevens (kopie ID, BSN, werkvergunning indien van toepassing);
Bankrekeningnummer en eventuele aanvullende documenten (zoals VOG),
uitsluitend met jouw toestemming.
Gegevens worden gedeeld met:
Opdrachtgevers of TU/e-faculteiten indien relevant en altijd met jouw toestemming;
Verwerkers waarmee wij een overeenkomst hebben (bijvoorbeeld AFAS, BDO,
Carerix, Recruit Robin);
Wettelijk bevoegde instanties wanneer noodzakelijk.

Voorbeelden:

Een kandidaat solliciteert op een TU/e-functie: wij gebruiken CV en motivatiebrief om
de match te beoordelen en nemen contact op via e-mail of telefoon.
Bij loopbaanadvies: gespreksverslagen en testresultaten worden alleen intern
gebruikt of gedeeld met toestemming.
Voor payroll: BSN en kopie ID zijn nodig voor belastingverplichtingen; urenbriefjes
worden verwerkt voor salarisbetaling.

EuFlex Technificent

Voor detacherings- en projectplaatsingen verwerken wij persoonsgegevens van
professionals, trainees en studenten. Dit betreft onder andere:

Persoons- en contactgegevens (naam, adres, geboortedatum, e-mailadres,
nationaliteit, pasfoto);
CV, diploma’s, beschikbaarheid, arbeidsverleden;
Identificatiegegevens (kopie ID, BSN, werkvergunning indien van toepassing);
Bankrekeningnummer, contractuele gegevens en eventueel VOG.
Gegevens kunnen worden gedeeld met:
Opdrachtgevers voor tijdelijke plaatsingen (na jouw toestemming);
TU/e-diensten in het kader van projecten
Backofficepartners zoals Easyflex en BDO voor contract- en loonadministratie;
Platforms zoals JobTeaser (met verwerkersovereenkomst);
Wettelijk bevoegde instanties indien vereist.

Voorbeelden

Een afgestudeerde engineer wordt geplaatst bij een hightechbedrijf: diploma en CV
tonen opleidingsniveau aan, ID en BSN zijn nodig voor het contract,
bankrekeningnummer voor salarisbetaling, en indien vereist vragen we een VOG op
met toestemming.

Rechten van betrokkene

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten wijzigen of verwijderen.

Je kan soms ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld voor
marketing doeleinden.

Als we jouw gegevens gebruiken op basis van jouw toestemming, kan je deze altijd
intrekken. Dit kan door een mailtje te sturen naar: info@euflex.nl.

Het kan voorkomen dat EuFlex een verzoek niet kan uitvoeren. Dit zal echter altijd
onderbouwd worden en gebaseerd zijn een uitzondering uit de AVG.

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan horen we het graag. Wordt de
klacht niet goed voor je opgelost, dan kan je ook een klacht indienen bij onze Functionaris
Gegevensbescherming via functionarisgegevensbescherming@tue.nl
Vind je dat je klacht niet goed is afgehandeld kan je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melding van een (vermoedelijk) datalek

Bent u als detacherings- of flexmedewerker, of als bezoeker van onze website(s), getuige
van een (vermoedelijk) datalek? Dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te melden via
info@euflex.nl.

Een datalek is een incident waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan, gewijzigd,
ongeoorloofd ingezien of openbaar zijn gemaakt. Uw melding helpt ons om snel actie te
ondernemen en, indien nodig, het datalek te rapporteren aan de Autoriteit
Persoonsgegevens binnen de wettelijke termijn van 72 uur.

Wij behandelen meldingen vertrouwelijk en nemen passende maatregelen om de impact te
beperken en herhaling te voorkomen.

Google Analytics

Onze website maakt gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van
onze website en om deze te verbeteren op basis van bezoekersgedrag. Hiervoor worden
cookies geplaatst die informatie verzamelen over bijvoorbeeld bezochte pagina’s, gebruikte
zoekwoorden en klikgedrag.

Deze informatie, waaronder (geanonimiseerde) IP-adressen, wordt doorgegeven aan Google
en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben Google geen toestemming
gegeven om deze gegevens te gebruiken voor andere Google-diensten.

Wij maken gebruik van Google ’s Consent Mode, waardoor tracking pas plaatsvindt nadat u
hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. Daarnaast hebben wij
maatregelen getroffen om uw privacy te beschermen, zoals het anonimiseren van IP-adressen en het instellen van een beperkte bewaartermijn voor gegevens.

Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google Analytics.

Lead gen forms

Wanneer u via een advertentie of leadformulier op LinkedIn contact met EuFlex Technificent opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die u via dat formulier aan ons verstrekt. Dit kan onder meer gaan om uw naam, zakelijke contactgegevens, functietitel, bedrijfsnaam en eventuele aanvullende informatie die u invult of selecteert.

Wij gebruiken deze gegevens om:

uw aanvraag te verwerken;
contact met u op te nemen over uw interesse in onze dienstverlening;
een kennismaking, adviesgesprek of afspraak in te plannen;
onze campagnes en dienstverlening te analyseren en te verbeteren.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover dat nodig is om uw verzoek op te volgen en onze dienstverlening aan te bieden. De gegevens kunnen worden gedeeld met medewerkers van EuFlex en met door ons ingeschakelde systemen of dienstverleners die ons ondersteunen bij leadopvolging, relatiebeheer, planning of marketingautomatisering, voor zover dat noodzakelijk is voor deze doeleinden.

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de opvolging van uw aanvraag, onze relatieadministratie en eventuele wettelijke verplichtingen. Indien u via het formulier ook toestemming geeft voor aanvullende communicatie, gebruiken wij uw gegevens ook voor dat doel, totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan de geldende privacy wetgeving en aan onze eigen
Privacy Verklaring voldoen. Als u vragen hebt over deze Privacy Verklaring, of als u klachten
heeft over de wijze waarop Euflex met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact
opnemen met ons secretariaat via info@euflex.nl.

Opgesteld te Eindhoven op 7-1-2021 en laatst herzien op 3-2-2026.