Management Office Assistant (1.0 fte)

- Als eerste aanspreekpunt voor bestuursleden uitgebreide secretariële ondersteuning bieden aan het bestuur en kantoor (HR, financiën, facilitaire zaken, beleid, communicatie, PDO). Dit omvat het plannen van vergaderingen, het reserveren van ruimtes, het plaatsen van inkooporders en het afhandelen van taken zoals het regelen van bloemen, cadeaus en bedankbriefjes;- Voorbereiden, organiseren en rapporteren van vergaderingen en het organiseren van de afdelingsdialoog, evenals het bewaken en opvolgen van actiepunten;Aanspreekpunt voor facilitaire, logistieke en praktische ondersteuning van medewerkers, gasten en studenten bij vragen over in- en uitdiensttreding, kamerreserveringen, organisatie van sociale activiteiten, etc;- Agendabeheer voor de algemeen directeur, vise-decaan en adjunct-directeur;Coördineren van afdelingsbrede secretariële vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en notuleren. Daarnaast het organiseren van de Secretaressedag, het plannen van informele koffiemomenten en het delen van relevante informatie met andere secretaresses;Plannen en organiseren van sociale evenementen voor de afdeling en het kantoor, zoals barbecues, kerstborrels en uitjes;- Beheren van het permanente BAC-bevorderingsproces, zorgen voor een soepele coördinatie voor medewerkers die voor promotie in aanmerking komen;De afdelingsraad ondersteunen door de agenda's van vergaderingen op te stellen en notulen te maken;- Praktische ondersteuning bieden bij zaken als het regelen van kantoormeubilair of assisteren bij interne verhuizingen.

- Secretariële of administratieve opleiding en denkniveau op minimaal HBO-niveau en relevante werkervaring op directieniveau;Je bent accuraat, representatief, discreet, betrouwbaar en communicatief vaardig;Organisatorisch en ondersteunend, stressbestendig en oplossingsgericht, denkt mee en schakelt snel;- Ruime ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);- Affiniteit met en kennis van de primaire doelgroepen: (TU/e) studenten en wetenschappers;Je communiceert effectief in zowel vloeiend (zakelijk) Engels als Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;- Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met directie en management, collega's en relaties op alle niveaus van de organisatie;- Je bent een teamspeler met een representatieve aanpak en een gastvrijheidsmentaliteit; werken in een soms hectische kantooromgeving geeft je energie;- Je bent een proactief en enthousiast persoon, die bereid is initiatief te nemen. Je voelt je prettig in een administratieve en internationale omgeving en weet onder druk prioriteiten te stellen;- Je raakt niet gestrest van een hectische omgeving waar ad hoc afspraken en activiteiten veelvuldig plaatsvinden;- Je vindt het leuk om met verschillende belanghebbenden samen te werken;- Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en doet aanbevelingen voor het verder professionaliseren van onze managementondersteunende organisatie.

Een boeiende functie binnen een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je hier gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we je onder andere:

Een maandsalaris van minimaal €2.793 tot maximaal €3.771 bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).

Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.

Een gunstige regeling voor meer vakantiedagen of een sabbatical.

Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.

Werktijden in overleg voor een optimale balans tussen werk en privé.

MANAGEMENT OFFICE ASSISTANT

Ben jij een organisatietalent, proactief en klaar voor de volgende stap in jouw carriere? Ontzorgen maakt jou blij en je hebt ervaring met het ondersteunen van een bestuur, dan is er een hele mooie positie binnen de TU/e voor jou beschikbaar.

De afdeling Wiskunde & Informatica (M&CS) is op zoek naar een Management Assistent voor het bestuurssecretariaat. Als managementassistent voor het bestuurssecretariaat speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het soepel functioneren van het bestuur en de kantooractiviteiten binnen de afdeling. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor bestuursleden en neemt verschillende verantwoordelijkheden op je om te zorgen voor effectieve coördinatie en communicatie. Je taken vereisen een hoge mate van organisatie, discretie en proactiviteit.

Helen van Mierlo + 31 40 2478086